河北省悦辰星慈善基金会

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河北省悦辰星慈善基金会档案管理制度

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为了全面遵守《基金会管理条例》和《河北省悦辰星慈善基金会》,规范发展,保障基金会的合法权益,使基金会的档案管理更加规范,特制定本制度。

第一章 总则

 

第一条   基金会各类行政收发文件,要统一由管理部备案登记,随时收发,随时登记

 

第二条   年度结束后,所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

 

第三条   调阅存管行政资料和正在撰写中的行政文件要严格办理手续理事长批准后方可调阅非基金会工作人员调阅时需持有正式文件或证明材料经理事长和秘书长管理负责人共同签字同意后,方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。

 

第四条   各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管,杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

 

第五条   各部门在项目计划完成后,应及时将项目档案进行备份,并将项目档案原件交由管理部归类存放,并按要求年限妥善保管。

 

第六条   基金会财务报表月报表应于每月 10 日以前报理事长副理事长秘书长季报应于终后 20 日前上报,年报应于年终后 45 日前上报。

 

第七条   年度结束后,当所有会计档案资料可在财部门保存一以备临时查,一年后三月底以前全部分类归档入库。

 

第八条   对入库会计档案应进行登记并编制库存档案资料索引并按要求年限妥善安全保管。

 

第九条   归档的文件材料须按年度立卷,各部门在作活动中形成的各种有保价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

 

第十条   公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存),并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时,应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

 

第二章 文件材料的收集管理

 

第十一条   坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知管理部。

 

第十二条  凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件,一律由管理部统一收集管理。

 

第十三条   由部门共同参与的活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

 

(一)基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后,应将会议的主要文件资料向管理部办理归档手续;

 

(二)本基金会召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向管理部办理归档手续。

 

第十四条   各部门专(兼)职档案管理人员的职责:

 

(一)了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料;

 

(二)认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向管理部办好交接签收手续。

 

(三)承办人员借用文件材料时,应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

 

第三章 归档范围

 

第十五条   重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

 

第十六条   相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

 

第十七条   本基金会对外发文与有关单位来往的文件。

 

第十八条   本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十九条 本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

 

第二十条   本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第二十一条 本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

 

第二十二条  本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

 

第四章 平时归卷

 

第二十三条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。

 

 

 

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